Företag kan slänga papperskvitton enligt den nya kvittolagen
Företag kan slänga papperskvitton enligt den nya kvittolagen som började att gälla den 1 juli 2024. Det gäller även fakturor och andra dokument i pappersform. Men en förutsättning för att få slänga originalen i pappersform, är att de har blivit lagrade i digital form.
Bokföringslagen har blivit uppdaterad. Enligt en specifik ändring kan kvitton, fakturor och andra dokument i pappersform bli slängda om de finns i digitaliserat format. Med andra ord innebär denna nya så kallade kvittolagen att det är tillåtet att fota ett papperskvitto. Det ska därefter bli uppladdat till en digital lagringsplats. Därefter kan företag slänga sådana papperskvitton enligt den nya kvittolagen.
Ändringar i bokföringslagen innebär att företag kan slänga papperskvitton enligt den nya kvittolagen
Riksdagen fattade beslutet om den nya kvittolagen den 22 maj 2024. Dessa nya regler började att gälla den 1 juli 2024. Syftet med den nya kvittolagen är att göra det enklare för företagare, eftersom detta minskar både kostnader och administration. Bokföringslagen har alltså blivit mer modern för att vara bättre anpassad till den digitala utvecklingen. Ändringen i bokföringslagen gäller dessutom retroaktivt. Detta innebär att kvitton, fakturor och andra dokument i pappersform som har blivit digitaliserade tidigare, inte behöver vara sparade.
Förutsättningar som måste vara uppfyllda för att företag ska kunna slänga papperskvitton enligt den nya kvittolagen
En förutsättning för att kunna slänga alla gamla kvitton, fakturor och andra dokument i pappersform, är att de blivit korrekt digitaliserade. Detta innebär att de ska vara överförda till ett digitalt format. Vidare ska de vara lagrade på ett organiserat sätt. Exempelvis kan det ske genom att företaget fotograferar ett papperskvitto eller skannar en pappersfaktura.
Den nya regeln om överföring i bokföringslagen är tillämplig för den som vill arbeta med eller spara räkenskapsinformation i ett annat format eller en annan form än det ursprungliga. Det är därmed tidpunkten för när ett underlag i pappersform får kastas som tidigareläggs. Sedan den 1 juli 2024 kan företag slänga papperskvitton enligt den nya kvittolagen, så snart räkenskapsinformationen har blivit överförd till en annan digital handling. Innan denna lagändring trädde i kraft, fick det ursprungliga materialet i pappersform bli kastat först efter tre år.
Om du har sparat gamla skrynkliga papperskvitton som du inte har fotat tidigare och där allt inte riktigt syns, bör du spara det kvittot och inte slänga det. Ifall du däremot har fotat alla dina papperskvitton och pappersfakturor, samt överfört bilderna till ditt bokföringsprogram, kan du slänga originalen.
Viktiga skyldigheter som inte blivit ändrade genom den nya kvittolagen
Något som inte blivit ändrat är att räkenskapsinformationen, precis som tidigare, måste vara förvarad på ett sätt som inte riskerar att försvinna eller bli förändrad när det har blivit digitaliserat. Det kräver därmed att företaget inför olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Syftet är att skydda det digitala underlaget från förlust eller förstörelse. Dessutom måste det digitala bokföringsunderlaget vara sparat i minst sju år efter räkenskapsårets utgång. I övrigt ska företaget säkerställa att bokföringen sker i enlighet med tillämplig lag.
